El método que voy a explicar lo saqué del libro Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, escrito por Jim Benson que llegó a mis manos en el 2017 y en pocas palabras te diría que me cambió la vida, ya que me permitió trabajar de forma mucho más eficiente.
Tiene 2 simples reglas:
- Visualize your work: la idea de esta primera regla es que toda tarea o actividad que tengas que realizar tiene que estar registrada en tu board.
- Limit work in progress: como máximo deberías trabajar en 3 cosas al mismo tiempo.
Deberias crear un board en alguno de los siguientes sitios webs (gratis):
- Trello.com
- Kanbanflow.com (este es mi preferido)
Tu board solo deberia tener 3 columnas:
- Por hacer
- Haciendo
- Completo
Ingresa en la primera columna todo lo que tenes que hacer, esta es la parte más difícil, porque es un hábito que tenes que crear. Cuando digo todo, me refiero a cualquier cosa, por mas minimo que sea, esta es la única forma de asegurarte de que siempre estas trabajando en lo mas importante.
Ya tenes todo cargado en el board (cumpliste con la primera regla), ahora ordena la lista de tareas, de la más importante a menos importante.
Con la lista ordenada, podes elegir 3 y moverlas a la columna “Haciendo” y empezas a trabajar en esto.
Cuando terminas alguna, la moves a la ultima columna y estas en condiciones de traer otra tarea a la segunda columna.
El motivo por el cual elegí KanbanFlow es porque te agrupa las tareas terminadas en días, por lo cual es fácil sabe que hiciste cuando.
Estas son otras cosas que podes hacer:
- Definir categorías y asignarle colores (ej: personal, mi equipo, otros equipos, urgente, etc)
- Agregar una fecha límite (para completar la card)
- Tareas recurrentes (se crean solas en fechas determinadas)
- Pomodoro timer
- Subtasks
- Miembros (podes tener un board compartido con otra persona/s)
Este método parece muy simple y que no crearía cambios importantes, pero después de probarlo 1 semana, me cambio la vida.
Si queres una guia que va en mayor detalle te recomiendo este link.